Our People team is responsible for managing and enhancing all aspects of human resources and employee experience. Our team oversees talent acquisition, including recruiting, interviewing and onboarding new hires, ensuring that the Firm attracts and retains top legal talent and business services professionals. We develop and implement HR policies, manage employee relations, and administer compensation and benefits programs to ensure a fair and supportive work environment. Additionally, the People team focuses on training, professional development, work allocation, mobility and fostering a positive workplace culture. We also handle performance management, employee engagement, and compliance with labor laws and regulations. Through our comprehensive HR strategies and initiatives, the People team ensures that the Firm’s workforce around the world is motivated, skilled and mobilized to deliver on the Firm’s objectives.
Warszawskie biuro White & Case
W White & Case wierzymy, że prawdziwy sukces wynika ze współpracy. „Together we make a mark” to dla nas nie tylko hasło, ale sposób działania, który wyraża odpowiedzialność, zaangażowanie i dążenie do najwyższych standardów.
Bardzo cenimy wkład naszego zespołu administracyjnego. Wierzymy, że każda osoba wnosi realną wartość, współtworzy jakość codziennej pracy kancelarii i ma wpływ na doświadczenie pracowników oraz standardy organizacyjne.
Tworzymy środowisko pracy, w którym liczą się profesjonalizm, współpraca, inicjatywa i wzajemny szacunek. Szukamy osoby, która wniesie do tej roli serce, odpowiedzialność i przedsiębiorcze podejście — potraktuje swoje zadania jak własny obszar, a jednocześnie doceni kulturę, w której szanujemy życie poza pracą i równowagę między obowiązkami zawodowymi a innymi ważnymi tematami.
Osoba na stanowisku HR Advisor będzie odgrywać kluczową rolę we wspieraniu HR Managera w bieżącej obsłudze procesów kadrowo-płacowych oraz w zapewnianiu zgodności działań z przepisami prawa pracy, wymogami wewnętrznymi i standardami White & Case. Rola ta łączy odpowiedzialność operacyjną, administracyjną i systemową, ze szczególnym naciskiem na dokładność, terminowość oraz wysoką jakość obsługi pracowników i współpracowników.
HR Advisor będzie wspierać rozliczanie czasu pracy, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, przygotowywanie dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, realizację procesów onboardingowych i offboardingowych oraz prawidłowe odwzorowanie danych w systemach Merit i Workday. Stanowisko wymaga samodzielności, uważności na szczegóły, inicjatywy i gotowości do stałego pogłębiania wiedzy w obszarze kadr, płac i prawa pracy.
Kadry i płace
- prowadzenie pełnej dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami wewnętrznymi;
- przygotowywanie umów o pracę, aneksów, oświadczeń, skierowań na badania medycyny pracy oraz innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy;
- prowadzenie i bieżąca aktualizacja ewidencji czasu pracy, w tym w zakresie godzin pracy, nadgodzin, urlopów, zwolnień lekarskich i innych nieobecności;
- przygotowywanie danych do rozliczeń płacowych oraz współpraca z działem księgowości w zakresie naliczania wynagrodzeń;
- obsługa procesów zatrudniania i zwalniania pracowników, w tym kompletowanie dokumentacji oraz koordynowanie formalności związanych z rozpoczęciem i zakończeniem współpracy;
- realizacja zgłoszeń i wyrejestrowań do ZUS oraz wsparcie administracji kadrowej w obszarze świadczeń i obowiązków pracodawcy.
Systemy i administracja HR
- bieżąca praca na systemach Merit i Workday oraz dbanie o poprawność, kompletność i aktualność danych pracowniczych;
- zapewnienie, że wszystkie kwestie związane z pracownikami i współpracownikami White & Case są właściwie odwzorowane w systemie Workday;
- monitorowanie spójności danych między systemami oraz zgłaszanie i wdrażanie usprawnień procesowych;
- przygotowywanie raportów, zestawień i analiz kadrowych na potrzeby HR Managera oraz innych interesariuszy.
Compliance i standardy wewnętrzne
- wspieranie HR Managera w zapewnianiu zgodności procesów kadrowych z przepisami prawa pracy, BHP, RODO, PPK oraz wewnętrznymi regulaminami, procedurami i politykami;
- dbanie o aktualność dokumentów i praktyk HR oraz sygnalizowanie obszarów wymagających zmian lub doprecyzowania;
- współpraca z wewnętrznymi i zewnętrznymi partnerami w zakresie badań medycyny pracy, dokumentacji pracowniczej i innych obowiązków administracyjnych;
- udzielanie pracownikom bieżącego wsparcia w sprawach kadrowych i organizacyjnych, z zachowaniem wysokiego poziomu poufności i profesjonalizmu.
- 5–8 lat doświadczenia zawodowego w obszarze kadr i płac;
- bardzo dobra praktyczna znajomość prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i administracji kadrowej;
- doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i obsłudze procesów związanych z całym cyklem życia pracownika;
- doświadczenie w pracy z systemami kadrowo-płacowymi; znajomość Merit i/lub Workday będzie bardzo dużym atutem;
- mile widziany certyfikat specjalisty ds. kadr i płac potwierdzony egzaminem państwowym;
- bardzo dobra organizacja pracy, dokładność i odpowiedzialność;
- samodzielność, inicjatywa oraz chęć uczenia się i pogłębiania wiedzy;
- umiejętność budowania dobrych relacji i współpracy z różnymi grupami interesariuszy;
- dobra znajomość języka angielskiego, pozwalająca na pracę z dokumentacją i komunikację w środowisku międzynarodowym.
- stabilne zatrudnienie w oparciu o jasne zasady i z nastawieniem na długoterminową relację;
- pracę w przyjaznym, wspierającym i dobrze zintegrowanym zespole, w którym liczy się jakość, współpraca i wzajemny szacunek;
- środowisko, w którym cenimy zaangażowanie i odpowiedzialność – szukamy osoby, która będzie chciała współtworzyć organizację i wniesie do niej własną energię i inicjatywę;
- kulturę pracy, która łączy wysokie standardy z poszanowaniem życia prywatnego oraz czasu po pracy;
- możliwość dalszego rozwoju eksperckiego w obszarze kadr, płac, prawa pracy, systemów HR i współpracy z globalną organizacją;
- konkurencyjne wynagrodzenie oraz pakiet benefitów.
Lokalizacja i raportowanie
Stanowisko jest w Warszawie i raportuje do HR Manager. Rola zakłada ścisłą współpracę z lokalnym zespołem oraz z globalnymi interesariuszami White & Case w obszarze procesów HR i systemów.
This role reports to
Director of HR and Operations, Warsaw
Equal Opportunities
White & Case is committed to creating a fair workplace. It is our Firm’s policy to recruit, employ, train, compensate, and promote without regard to race, religion, creed, national origin, age, gender, sexual orientation, marital status, military or veteran status, disability, genetic information, or any other category protected by applicable law.
If you require assistance and/or adjustment to participate in our application and/or interview process, please email us. We will be happy to work with you.
The Firm may modify and amend any job description at any time in its sole discretion. Nothing herein creates a contract of employment or otherwise modifies the at-will nature of employment.
The above is only a general description of the essential duties associated with this position and does not represent an exhaustive or comprehensive list of all duties.
Note to Recruitment Agencies
Our internal Recruitment team manages all aspects of lateral hiring. All agencies must have signed terms of business—specific to the relevant office—before submitting any candidates. CVs or applications sent directly to White & Case partners or employees will also not be considered formal introductions. If you have questions, please contact the relevant Recruitment team. We work with our preferred suppliers when engaging agencies.