Invoice Clerk

Be a part of our mission! As a world leader in creating comfortable, sustainable, and efficient climate solutions for buildings, homes and transportation, it's our responsibility to put the planet first. For us at Trane Technologies, and through our businesses including Trane® and Thermo King,  sustainability is not just how we do business—it is our business.  Do you dare to look at the world's challenges and see impactful possibilities?  Do you want to contribute to making a better future?  If the answer is yes, we invite you to consider joining us in boldly challenging what's possible for a sustainable world.

Learn about our benefits designed for you to Thrive at work and at home. 

We boldly go.

Where is the work:

On-Site (5 days)

 

 

Resumen
Bajo supervisión limitada, responsable de analizar y resolver las facturas que están en “hold” para evitar incumplimiento en los estándares requeridos por SOX y asegurar el pago a suplidores de acuerdo a sus términos de pago. Igualmente, de ser requerido, hacer de “Back up” de la plaza de Material Coordinator Expeditor.

Funciones Esenciales:

• Analizar las facturas “hold” en Oracle y asegurar que las acciones necesarias son realizadas hasta lograr resolución.
• Trabajar facturas pendientes en su queue de TAP.
• Analizar transacciones pendientes en el GRNI y asegurar la resolución de estas en el tiempo requerido por SOX.
• Proveer al departamento de finanzas, para la segunda semana de cada mes, la información de la explicación de los casos destacados en el reporte brindado del GRNI.
• Trabajar diariamente con el Oracle Work List, las facturas pendientes de resolución.
• Analizar las facturas con problemas de precio y reportar semanalmente en reunión de MDI. Igualmente escalar a sus respectivos designado comprador los casos que requieren su gestión validación / cambio sugerido.
• Reconciliar estados de cuenta de suplidores ERS.
• Enviar a los suplidores, según solicitado, el “Supplier Payment Advice Report”.
• Trabajar mensualmente el Log de Credit Memo.
• Asistir en el proceso de adiestramiento de someter sus facturas en TAP.
• Preparar los “checklist” de “Proof of Delivery” cuando sea necesario.
• Hacerla entrada de débitos o créditos en el sistema de TAP cuando sea necesario.
• Gestionar con el Departamento de Cuentas a Pagar Corporativa los pedidos de pagos o créditos de los casos que se solicitan gestionar fuera de la agenda de pago mensual acordada.
• Preparar y enviar el reporte semanal de las facturas en Oracle “hold”.
• Validar semanalmente las facturas relacionadas al Secretario de Hacienda para su gestión de proceso de cancelación.
• Asistir / participar en el “MDI” establecido diariamente.
• Validar diariamente el material In Transit de los envíos internacionales y asegurar que los mismos tengas su valor monetario correctamente.
• Clasificar (según listado aprobado) los suplidores a los cuales sí procede considerar para el In Transit Report Mensual y enviar el mismo al Gerente de Planificación el día del cierre de mes.
• Validar y convertir las requisiciones de Oracle y convertirlas en PO.
• Preparar la factura comercial para el programa de “Racks Recycling pallets” y la de los SOMI “order packing slips”.
• Trabajar diario / semanal y mensual el proceso de facturas de Fastenal de manera que se puedan gestionar los debidos recibos en Oracle a tiempo. Solicitar la requisición a tiempo al “Procurement Clerk”, para así luego convertirla en PO y enviar a recibo.
• Preparar reporte mensual de Fastenal y enviarlo al Departamento de Finanzas al cierre de mes.
• Auditar / reclasificar las cuentas de General Ledger Account de las facturas, según necesario.
• Reportar las causas de los “holds” semanalmente en el MDI board.
• Liderar el proceso de resolución de problemas utilizando las herramientas provistas por OPEX.
• Apoyar iniciativas de Lean (RIE, 9 steps, JDI, etc.).
• Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
• Cumplir con las políticas y procedimientos de la compañía incluyendo las relacionadas a EHS e ISO.
• Ejecutar otras tareas y proyectos, según requerido.

Requisitos Mínimos

Bachillerato en Administración de Empresas (Contabilidad, Gerencia de Materiales, Gerencia Industrial).

Mínimo 0-1 año de experiencia en contabilidad y/o materiales. 

Destrezas de manejo de teclado.

Conocimiento en computadoras (MS Office). 

Experiencia en Oracle y Coupa, preferible.

Buenas relaciones interpersonales, destrezas de servicio al cliente y trabajo en equipo.

Destrezas de organización

Destrezas de comunicación oral y escrita Bilingüe (Español e Ingles)

Annual Base Salary Range or Hourly Base Pay Range:

$20.00

Compensation Type:

Hourly

Incentive Eligible:

No

Sales Commission Eligible:

No

Disclaimer: We strive to provide competitive compensation for this position, tailored to a variety of factors. The actual compensation will depend on elements such as seniority, merit, geographic location, education, experience,  travel requirements, and union designation.   Our compensation range is generally based on the national average for the country.  Additionally, benefits may vary depending on the region, business alignment, union involvement, and employee status.

Thrive at work and at home:

• Benefits kick in on DAY ONE for you and your family, including health insurance and holistic wellness programs that include generous incentives – WE DARE TO CARE!
• Family building benefits include fertility coverage and adoption/surrogacy assistance.
• 401K match up to 6%, plus an additional 2% core contribution = up to 8% company contribution.
• Paid time off includes 15 vacation days, 9 paid holidays, 3 floating holidays, sick leave, and additional options to support volunteer and parental leave.
• Educational and training opportunities through company programs along with tuition assistance and student debt support.

Disclaimer:  Benefit offerings may vary depending on Collective Bargaining Agreements and local/state regulations.

Safety Sensitive Role:

Yes

The company designates certain roles as Safety Sensitive. Safety Sensitive roles may require that you pass additional drug screening.

We offer competitive compensation and comprehensive benefits and programs. We are an equal opportunity employer; all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, pregnancy, age, marital status, disability, status as a protected veteran, or any legally protected status.