Administrateur(trice) exécutif(ve) principal(e) / Senior Executive Administrator

Date d’affichage / Date Posted:

2026-06-10

Pays / Country:

Canada

Emplacement / Location:

CA-QC-LONGUEUIL-J01 ~ 1000 Blvd Marie-Victorin ~ J01 BLDG

À propos de Pratt & Whitney Canada

Pratt & Whitney Canada (P&WC) est un leader mondial de l’innovation aérospatiale, dont le siège social est situé à Longueuil, au Québec, depuis 1928. Nous concevons et fabriquons des moteurs d’aéronefs de nouvelle génération qui propulsent la plus grande flotte mondiale d’avions et d’hélicoptères dans les segments de l’aviation d’affaires, de l’aviation générale et de l’aviation régionale.

Depuis près de 100 ans, nos équipes sont à l’avant-garde des technologies de propulsion, repoussant les limites afin de rendre nos moteurs plus performants et fiables. Nos moteurs soutiennent des missions essentielles, du transport de passagers et de marchandises aux services médicaux d’urgence, aux opérations humanitaires et à la lutte contre les feux de forêt, partout dans le monde.

Un employeur de choix

Pratt & Whitney Canada a été reconnue comme l’un des meilleurs employeurs au Canada en 2026 selon Forbes, et ce, pour une 11e année consécutive. L’entreprise s’est également classée au premier rang des employeurs de l’industrie de l’aérospatiale et de la défense au pays.

De plus, notre siège social figure toujours parmi les meilleurs employeurs de la région de Montréal. Ensemble, ces distinctions confirment notre réputation d’employeur de choix à Montréal, au Canada et à l’échelle mondiale.

Le poste est à temps plein du lundi au vendredi selon des horaires flexibles à Longueuil et s’effectue exclusivement en présentiel.

À quoi ressemblera votre quotidien ?

• Gérer et maintenir l’agenda et le calendrier.

• Organiser des réunions et événements.

• Gérer les conflits d’agenda de façon proactive et rapide.

• Maintenir et coordonner les agendas des équipes de soutien (~5 gestionnaires).

• Travailler étroitement avec les dirigeants pour les tenir informés des engagements, événements et responsabilités à venir.

• Organiser et coordonner la logistique des événements d’ingénierie requis (revues corporatives/siège social, grandes rencontres clients, retraites de direction) à l’usine 1 au nom de l’équipe de direction de l’ingénierie, lorsque demandé.

• Développer des outils et documents de rapport pour soutenir les objectifs exécutifs à l’aide d’Excel, Word, Visio et PowerPoint comme outils principaux.

• Gérer les arrangements de voyage pour une équipe de 5 gestionnaires et 2 dirigeants.

• Préparer les itinéraires de voyage et réserver les hôtels et le transport.

• Préparer et assurer le suivi des rapports de dépenses.

• Identifier les particularités liées aux emplacements (culture, sécurité, règles, etc.).

• Gérer les visites clients incluant l’agenda, le lieu, le traiteur, les communications et la logistique associée à la visite.

• Coordonner les réunions et conférences téléphoniques et préparer les documents associés.

• Prendre note des plans d’action lors des réunions et assurer le suivi.

• Concevoir et produire des documents financiers et organisationnels, des rapports et des présentations.

• Rédiger de la correspondance et effectuer des traductions, si nécessaire.

• Créer et maintenir des tableaux de bord et des scorecards exécutifs.

• Agir comme principal point de contact et liaison pour les contacts internes et externes.

• Assurer un rôle de « gatekeeper » et de passerelle afin de faciliter la communication entre les dirigeants, leurs rapports directs et les collègues.

• Travailler en étroite collaboration avec d’autres adjoints administratifs afin de partager la charge de travail et soutenir l’organisation des activités.

• Maintenir et organiser les dossiers et systèmes de classement.

• Assurer la transmission des plans d’action et/ou des informations aux parties appropriées.

• Coordonner des projets, suivis et activités d’archivage; planification proactive des suivis et des classements.

• Soutenir le classement rapide des correspondances clients importantes.

• Soutenir les contributeurs individuels de l’équipe dans diverses tâches, incluant : Compléter les demandes ENOVIA Engineering, change Order pour les équipes de programme.

• Gérer la documentation requise pour les visites de sponsors.

Qu’est-ce qu’il vous faut pour réussir?

• Diplôme collégial avec un minimum de 5 ans d’expérience pertinente.

• Expérience dans de grandes entreprises (obligatoire).

• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

• Adaptabilité et flexibilité.

• Bonnes compétences organisationnelles et sens de l’initiative.

• Souci du détail, proactivité et haut niveau de qualité d’exécution.

• Esprit d’équipe et volonté d’apprendre de nouvelles compétences.

• Fiabilité et capacité à gérer des dossiers confidentiels.

• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Excel, Word, Visio et PowerPoint).

• Connaissance de Power BI, des fonctions avancées d’Excel ou d’autres outils d’analyse de données considérée comme un atout important.

• Les fonctions avancées d’Excel, Power BI, MS Project et ENOVIA PLM sont considérées comme des atouts importants supplémentaires.

• Domaines d’études : administration, administration internationale, administration des affaires / commerce, relations industrielles, relations publiques, ressources humaines, études secrétariales, traduction ou autres domaines connexes.

• Ce poste s’inscrit dans un milieu de travail francophone, néanmoins il nécessite une très bonne connaissance de l’anglais pour lire et comprendre, sur une base quotidienne, de la documentation et des termes techniques qui peuvent émaner d’organisations internationales, ainsi que pour écrire et communiquer en anglais avec des clients, des fournisseurs ou des collègues internationaux.

Ce que nous offrons

• Programme de régime de retraite et d’épargne avec cotisation de l’employeur

• Programme d’assurance collective

• Possibilités d’avancement (progression de carrière)

• Programme de mérite ou programme de reconnaissance

• Programme de santé et bien-être, y compris la télémédecine

• Club récréatif et sportif

• Garderies à proximité

• Accessibilité en transport ou programme de transport en commun et stationnement gratuit

Travailler chez Pratt & Whitney Canada

Le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte. Nous étudierons la demande d’emploi de tous les candidats qualifiés.

Chez Pratt & Whitney Canada, nous allions passion, audace et rigueur pour concevoir, fabriquer et entretenir les moteurs d’aéronefs les plus avancés et les plus fiables au monde. Notre travail et la qualité de nos produits contribuent au succès de nos clients, qui à leur tour sauvent des vies, soutiennent le commerce connectent les communautés et protègent les libertés.

Chez Pratt & Whitney Canada, vous avez l’occasion de faire une différence tous les jours; Il suffit de lever les yeux. Êtes-vous prêt à vous dépasser?

Le candidat retenu devra se soumettre à une vérification de ses antécédents judiciaires et obtenir toutes les autorisations nécessaires en lien avec la manipulation et le transfert de marchandises contrôlées. L’offre d’emploi est conditionnelle à la réussite de ces vérifications et à l’obtention des autorisations requises. Si ces conditions ne sont pas respectées, l’offre d’emploi sera retirée.

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About Pratt & Whitney Canada

Pratt & Whitney Canada (P&WC) is a global leader in aerospace innovation, proudly headquartered in Longueuil, Quebec, since 1928. We design and manufacture next-generation aircraft engines that power the world’s largest fleet of business, general aviation, and regional aircraft and helicopters.

For nearly 100 years, our teams have been at the forefront of propulsion technology, pushing boundaries to make flight more efficient and reliable. Our engines support missions that truly matter, from transporting people and essential goods, to enabling emergency medical services, humanitarian operations, and wildfire suppression around the world.

An Employer of Choice

Pratt & Whitney Canada was named one of Canada’s Best Employers for 2026 by Forbes, marking the 11th consecutive year the company has earned this recognition.

Pratt & Whitney Canada also ranked #1 employer in the aerospace and defense industry in the country. In addition, our headquarters continues to be recognized among the top employers in the Montreal region. Together, these distinctions reinforce our reputation as an employer of choice in Montreal, across Canada, and around the world.

This is a full-time position from Monday to Friday with flexible hours, based in Longueuil, and performed exclusively on-site.

What will your day-to-day look like?

• Manage and maintain agenda and calendar.

• Organize meetings and events.

• Manage calendar conflicts in a proactive and timely manner.

• Maintain and coordinate support teams agendas (~5 Managers).

• Work closely with executives to keep them well informed of upcoming commitments, events and responsibilities.

• Organize and coordinate logistics for required Engineering events (Corporate/Head Office reviews, Major customer meetings, Executive offsites) in Plant 1 on behalf of the Engineering Executive Team when requested.

• Develop tools and reporting documents to support executive objectives using Microsoft Excel, Word, Visio and PowerPoint as prime tools.

• Manage travel arrangements for a team of 5 managers and 2 executives.

• Prepare travel itineraries and make hotel and transportation reservations.

• Prepare and follow up on expense reports.

• Identify location-specific particularities (culture, safety, rules, etc.).

• Manage customer visits including agenda, location, catering, communications and logistics associated with the visit agenda.

• Coordinate meetings/conference calls and prepare related documents.

• Take notes of action plans during meetings and ensure follow-up.

• Design and produce financial and organizational documents, reports and presentations.

• Draft correspondence and perform translations, if required.

• Create and maintain executive dashboards and scorecards.

• Serve as the primary point of contact and liaison for internal and external contacts.

• Provide a "gatekeeper" and "gateway" role to ensure smooth communication between executives, direct reports and colleagues.

• Work in close collaboration with other Administrative Assistants to share workload and support the organization of specific activities.

• Maintain and organize files and filing systems.

• Ensure the transmission of action plans and/or information to the appropriate delegates.

• Coordinate projects, follow-ups and archiving activities; proactive planning around filing and areas requiring follow-up.

• Support timely filing of key customer correspondence.

• Support individual contributors in the team with various tasks, including: completing ENOVIA Engineering, Change Order requests on behalf of Program teams.

• Managing paperwork required for sponsor visits.

What do you need to be successful?

• College degree with a minimum of 5 years of experience.

• Experience in large companies (mandatory).

• Excellent verbal and written communication skills.

• Adaptability and flexibility.

• Good organizational skills and initiative.

• Attention to detail, proactiveness and a high degree of focus on quality in execution.

• Teamwork and willingness to learn new skills.

• Trustworthy and able to manage confidential portfolios.

• High level of knowledge of Microsoft Office products including Excel, Word, Visio and PowerPoint.

• Knowledge of Power BI and advanced Excel functions or other data analytics tools is highly preferred.

• Advanced Excel functions, Power BI, MS Project and ENOVIA PLM would be considered important additional assets.

• Field of studies: Administration, International Administration, Administration/Commerce, Linguistics, Industrial Relations, Public Relations, Human Resources, Secretarial Studies, Translation, or other related fields.

• This position is part of a French-speaking work environment, it requires a very good knowledge of English to read and understand, on a daily basis, documentation and technical terms that may emanate from international organizations, as well as to write and communicate in English with customers, suppliers or international colleagues.

What do we offer?

• Pension and savings plan with employer contributions

• Group insurance program

• Opportunities for advancement (career progression)

• Merit or recognition program

• Health and wellness program, including virtual health care

• Recreational and sports club

• Nearby daycares

• Transportation accessibility or public transit program and free parking

Working at Pratt & Whitney Canada

The masculine pronoun is used without discrimination and solely for the purpose of making the text easier to read. We will consider applications from all qualified candidates.

At Pratt & Whitney Canada, we combine passion, boldness, and precision to design, manufacture, and maintain the most advanced and reliable aircraft engines in the world. Our work and the quality of our products contribute to the success of our customers, who in turn save lives, support commerce, connect communities, and protect freedoms.

At Pratt & Whitney Canada, you have the opportunity to make a difference every day—just look up. Are you ready to go beyond?

The selected candidate will be required to complete a criminal background check and any applicable clearances with respect to the handling and transfer of controlled goods. Employment is conditional upon the successful completion of these checks and obtaining the required clearances. Failure to do so will result in the withdrawal of the employment offer.

RTX adhère aux principes d’égalité en matière de recrutement et d’embauche. Toutes les candidatures de postulants qualifiés seront examinées avec attention, sans distinction d’origine ethnique, de couleur, de religion, de genre, d’orientation ou d’identité sexuelle, d’origine nationale, d’âge, de handicap, de statut d’ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
 

RTX adheres to the principles of equal employment. All qualified applications will be given careful consideration without regard to ethnicity, color, religion, gender, sexual orientation or identity, national origin, age, disability, protected veteran status or any other characteristic protected by law.  

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