Biroja koordinators(-e)/ Office Coordinator

Company Description

Evolution ir vadošais tiešsaistes kazino izklaides produktu un pakalpojumu izstrādātājs un nodrošinātājs pasaulē. Mūsu sasniegumu pamatā ir 22 000 darbinieki 30 vietā pasaulē, kas rada inovatīvus produktus, programmu izstrādes, IT risinājumu, spēļu vadīšanas un biznesa atbalsta jomās. Evolution straujais un radošais darba temps ir izcila personīgās un profesionālās izaugsmes platforma.
Savukārt, mūsu integrētie biznesa risinājumi garantē, ka mūsu klienti vienmēr var nodrošināt nepārspējamu tiešsaistes izklaides pieredzi saviem spēlētājiem visā pasaulē. Mēs lepojamies ar savu apbalvoto produktu klāstu: Evolution Live, NetEnt, Red Tiger, Ezugi, Big Time Gaming, Nolimit City un DigiWheel.
Tajā pašā laikā, mēs neapstājamies pie sasniegtā un vienmēr strādājam pie mūsu esošā produktu klāsta paplašināšanas.
Evolution ir Zviedrijas uzņēmums, kas dibināts 2006. gadā un iekļauts Nasdaq Nordic biržas sarakstā (EVO).
Evolution Latvia savu darbību uzsāka 2006. gadā un šobrīd nodarbina vairāk kā 3000 cilvēku. No tiem lielākā daļa darbinieku strādā kā spēļu vadītāji, kāršu uzskaites operatori un spēļu šovu vadītāji, taču šeit atrodas arī produktu inovāciju, HR, mārketinga un citi departamenti. Plašāka informācija pieejama darbsevolution.lv

Evolution is the world’s leading developer and provider of online casino entertainment products and services. Our success is built on 22,000 employees across 30 locations worldwide, creating innovative products in software development, IT solutions, game hosting, and business support. Evolution’s fast-paced and creative work environment offers an excellent platform for personal and professional growth.
Our integrated business solutions ensure that our clients can always deliver an unparalleled online entertainment experience to their players worldwide. We are proud of our award-winning product portfolio: Evolution Live, NetEnt, Red Tiger, Ezugi, Big Time Gaming, Nolimit City, and DigiWheel.
At the same time, we never stop innovating and continuously work on expanding our existing product range. Evolution is a Swedish company founded in 2006 and listed on the Nasdaq Nordic exchange (EVO).
Evolution Latvia began operations in 2006 and currently employs more than 3,000 people. Most of our employees work as game presenters, card shufflers, and game show hosts, but we also have departments dedicated to product innovation, HR, marketing, and more. For further information, visit darbsevolution.lv

Job Description

Šī ir klientu apkalpošanas un biroja administrēšanas amata pozīcija dinamiskā un strauji mainīgā biroja vidē, kas prasa regulāru saziņu ar darbiniekiem, apmeklētājiem un ārējiem sadarbības partneriem. Amats ietver vairāku uzdevumu vienlaicīgu pārvaldīšanu, darbu mainīgu prioritāšu apstākļos, kā arī augstu profesionalitātes un klientu apkalpošanas standartu uzturēšanu. Veiksmīgais kandidāts jutīsies komfortabli, strādājot patstāvīgi, pieņemot ikdienas lēmumus un ātri pielāgojoties operatīvajām vajadzībām.

Galvenie pienākumi:

• Nodrošināt biroja atbalsta pakalpojumus, lai veicinātu Evolution Latvia biroja efektīvu un rezultatīvu darbību;
• Sagaidīt, palīdzēt un/vai novirzīt apmeklētājus pie attiecīgā uzņēmuma darbinieka;
• Apstrādāt ienākošo un izejošo korespondenci atbilstoši uzņēmuma politikām, parakstīt piegāžu saņemšanu un nodot tās atbildīgajām personām, saņemt, reģistrēt un nosūtīt sūtījumus un kravas uzņēmuma struktūrvienībām vai partneriem;
• Pārvaldīt biometrisko sistēmu, taksometru pakalpojumu, apmeklētāju reģistrācijas sistēmu un reģistrēt apmeklētājus saskaņā ar noteiktajām procedūrām;
• Pārvaldīt un uzraudzīt telpaugu kopšanas un dārzkopības pakalpojumu sniedzējus;
• Nodrošināt, lai recepcijas zona vienmēr būtu kārtīga un tīra, sadarboties ar apsardzes dienestu;
• Uzturēt biroja telpas labā tehniskā stāvoklī, organizēt nepieciešamos remontdarbus, izmantojot pieteikumu sistēmu (ticketing system), un uzraudzīt pakalpojumu kvalitāti;
• Pārvaldīt galveno ēdamzonu un mazās virtuves, nodrošinot tajās kārtību;
• Uzturēt vispārējo biroja kārtību un uzraudzīt uzkopšanas personāla darbu;
• Piedalīties jauno nodaļas darbinieku apmācību procesos;
• Koordinēt un uzturēt administratīvos uzskaites datus, piemēram, darbinieku, viesu un apakšuzņēmēju autostāvvietu uzskaiti;
• Pārvaldīt Wiki lapu un EvoSpace saistībā ar amata pienākumiem;
• Organizēt “Fame Wall” satura atjaunošanu un uzraudzīt tā tehnisko stāvokli;
• Pirms birojam nepieciešamo preču vai pakalpojumu pasūtīšanas saskaņot tos ar vecāko recepcijas speciālistu un biroja vadītāju;
• Pārbaudīt un nodrošināt, lai kafijas automāti, tirdzniecības automāti un cita biroja tehnika būtu darba kārtībā, kā arī nepieciešamības gadījumā organizēt tehnisko apkopi;
• Uzraudzīt biroja saimniecības preču krājumus, rūpēties par pārtikas produktu un ūdens piegādēm, veikt pasūtījumus, kontrolēt piegādes, nepieciešamības gadījumā iepirkt preces un sagatavot izdevumu atskaites;
• Uzraudzīt un koordinēt jautājumus, kas saistīti ar sporta zāli un jogas nodarbībām;
• Nodrošināt atbilstību visām uzņēmuma politikām, procedūrām un vadlīnijām;
• Rūpēties par biroja uzturēšanu būvdarbu, krāsošanas darbu, mēbeļu uzskaites, pārdošanas, utilizācijas, iegādes un uzturēšanas jomā;
• Palīdzēt plānot un sagatavot sanāksmes, konferences un telefonkonferences, kā arī nodrošināt nepieciešamo biroja piederumu pieejamību sapulču telpās;
• Aizvietot kolēģus viņu atvaļinājumu, slimības vai citu prombūtņu laikā. Aizvietošana notiek darba laikā un netiek uzskatīta par papildu darbu;
• Izskatīt un risināt klientu sūdzības vai radušās problēmas.

This is a front-facing role in a fast-paced office environment, requiring frequent interaction with employees, visitors, and external partners. The role involves managing multiple responsibilities in parallel, working with changing priorities, and maintaining high professional and service standards. The successful candidate will be comfortable working independently, making day-to-day decisions, and adapting quickly to operational needs. 

Key responsibilities:

• Provide office support services to ensure efficiency and effectiveness within Evolution Gaming office;
• Greet, assist, and/or direct the public to the appropriate host employee;
• Dealing with incoming/outgoing correspondence in line with the policy, sign for deliveries and direct them to the appropriate staff member, receive/register and send mails and cargos from/to company parties or partners;
• Manage Biometric system, taxi service, visitors’ sign-up system and register visitors in line with the policy;
• Manage and supervise plants & gardening service;
• Ensure that the Reception area are kept tidy and clean always, cooperate with Security;
• Maintain the condition of the office and arrange necessary technical repairs via ticketing system, manage performance;
• Manage main canteen and small kitchens to be always in order;
• Maintain general office tidiness and supervision of cleaners;
• Take a part in training processes of the new employees in department,
• Co-ordinate and maintain administrative records such as staff parking, parking for guests and subcontractors etc.;
• Managing wiki page & EvoSpace for related responsibilities;
• Manage ‘Fame wall’ updates and supervise technical condition;
• Pre-approve all office related orders with Senior Receptionist & Office Manager;
• Check and ensure that coffee, vending machines and other office equipment are in working condition, arrange technical maintenance if required;
• Monitor office supplies inventory and take care of groceries and water supplies in the office- place order, control deliveries, and go for shopping if needed, prepare expense reports;
• Monitor and manage with Gym and Yoga related matters;
• Ensure compliance with all company policies, procedures, and guidelines;
• Take care of maintaining office in terms of construction works/repainting works, furniture inventory/selling/utilization/ordering and maintenance of existing;
• Assist in the planning and preparation of meetings, conferences, and conference telephone calls, ensure availability of office supplies in meeting rooms;
• Replace colleagues during their vacations, sick leaves, and other absences. Replacement takes place during working time, and it is not considered as additional work;
• Deal with customer complaints or issues.

Qualifications

Prasības:

• Vidējā izglītība;
• Labas latviešu un angļu valodas zināšanas darba pienākumu veikšanai – darbam ar uzņēmuma iekšējām sistēmām un ikdienas saziņai ar citiem starptautiskajiem departamentiem;
• Augsta atbildības sajūta, punktualitāte, precizitāte un uzmanība detaļām;
• Spēja precīzi izpildīt tiešā vadītāja norādījumus un darba uzdevumus;
• Takts izjūta un diskrētums darbā ar konfidenciālu informāciju;
• Spēja vienlaikus pārvaldīt vairākus uzdevumus (multitasking), elastīga un pielāgojama pieeja darbam, kā arī spēja strādāt dinamiskā un nepārtraukti mainīgā vidē;
• Spēja strādāt gan patstāvīgi, gan komandā;
• Teicamas komunikācijas prasmes.

Qualifications:

• Secondary education;
• Good knowledge of English and Latvian for performing job duties – working with the company's internal systems and daily communication with other international departments;
• High sense of responsibility, punctuality, accuracy and attention to details;
• The ability to accurately fulfil the direct management orders and work tasks;
• Tact and discretion, for dealing with confidential information;
• Multitasking- flexible and adaptable approach to work, the ability to work with fast-paced, ever changing environment;
• The ability to work independently and in a team, great communication skills.

Additional Information

Mēs piedāvājam:

• Atalgojumu no 1400 EUR bruto mēnesī, balstoties uz pieredzi; 
• Profesionālās un personīgās attīstības iespējas;
• Veselības apdrošināšanu un modernu darba vidi;
• Papildu labumus, tostarp sporta zāli biroja telpās, labsajūtas iniciatīvas (piemēram, Healthy Weeks programmu) un papildu apmaksātas brīvdienas;
• Atsaucīgu komandu un atvērtu uzņēmuma kultūru, kurā tiek novērtētas darbinieku idejas.

We Offer:

• A salary from €1400 gross, depending on experience;
• Opportunities for professional and personal development;
• Health insurance and a modern office environment;
• Additional benefits such as an on-site gym, wellness initiatives (e.g., Healthy Weeks), and extra paid days off;
• A supportive team and an open company culture that values ideas.