Responsable du Contrôle des Documents

Description de l'entreprise Travaillez avec nous. Changez le monde. Chez AECOM, nous construisons un monde meilleur. Qu'il s'agisse d'améliorer votre trajet, d’assurer le maintien des opérations, de fournir un accès à de l'eau potable ou de transformer l'horizon, notre travail aide les personnes et les communautés à prospérer. Nous sommes la société de conseils en infrastructures la plus réputée au monde. Nous travaillons en partenariat avec notre clientèle pour relever les défis les plus complexes et transmettre un héritage aux générations futures. Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour travailler chez AECOM. Avec l'accélération des investissements dans les infrastructures du monde entier, nos services sont très en demande. Nous vous invitons à partager vos idées audacieuses et grands rêves, et à faire partie d'une équipe mondiale de près de 50 000 planificateurs et planificatrices, concepteurs et conceptrices, ingénieurs et ingénieures, scientifiques, innovateurs et innovatrices numériques, gestionnaires de programmes et de construction, et autres professionnels et professionnelles qui réalisent des projets qui ont un impact positif et tangible partout autour du globe. Nous formons une équipe mondiale animée par notre objectif commun : créer un monde meilleur. Joignez-vous à nous. Description du poste AECOM est à la recherche d’un ou d’une responsable du contrôle des documents pour son équipe à Montréal, Québec. Le ou la titulaire du poste doit être bilingue et maîtriser le français, et sera responsable de l’envoi, de la réception, de la distribution, de la diffusion, du suivi, de l’expédition et de l’archivage de tous les documents officiels de projets à destination, en provenance et au sein de l’entreprise, au moyen de systèmes de gestion électronique des documents (GED) avancés Aconex. Le ou la responsable du contrôle des documents devra également diriger la mise en œuvre et la gestion du système de gestion des documents, ou y contribuer, tout en fournissant à l’entreprise et aux parties prenantes externes des mesures d’assurance qualité pour ses projets. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS + Créer et tenir à jour des systèmes de gestion de documents, y compris des distributions de bibliothèque et des matrices de participants. + Veiller à ce que la fonction de contrôle des documents soit exécutée conformément aux procédures d’entreprise et aux exigences des projets, en temps opportun et de manière efficace. + Faciliter le flux de renseignements et la communication entre les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et le personnel, le tout pour divers projets. + Organiser le classement et l’archivage des documents techniques. + Configurer les systèmes SharePoint en fonction des exigences spécifiées. + Participer à la coordination des processus de documentation, y compris la création de flux de travail automatiques avec Aconex. + Étendre les fonctionnalités de SharePoint avec des formulaires, des composants WebPart et des technologies d’application. + Gérer et tenir à jour les modèles et les données sur les serveurs de projet. + Améliorer nos systèmes et processus de gestion des données et les rendre plus efficaces. + Participer à d’autres initiatives de contrôle des documents ou tâches de gestion des données sous la direction du (de la) responsable de l’équipe fonctionnelle. + Administrer les projets de construction. + Contrôler les documents techniques. + Élaborer des normes et des documents d’entreprise. + Gérer la base de données des documents d’entreprise et du cycle de vie des fichiers. + Coordonner les activités de demande de renseignements, de demande de réponses et d’inspection. + Gérer les archives et les calendriers de conservation des documents. + Élaborer et mener des audits internes de projets et de processus. + Préparer l’audit externe de la norme ISO 9001:2008. + Élaborer des procédures standards d’exploitation, y compris des guides et des modèles. + Suivre les indicateurs clés de rendement. + Générer et tenir à jour les nomenclatures des équipements nouvellement conçus. Qualifications Exigences minimales + Baccalauréat et 4 années d’expérience pertinente au minimum, ou une combinaison d’expérience et de formation professionnelle équivalentes avérées. + Connaissance pratique des systèmes de gestion électronique de documents (GED) en contrôle des documents, en particulier Oracle Aconex, et des méthodologies. + Expérience de gestion dans un environnement d’équipe en contrôle des documents. + Capacité à communiquer efficacement avec l’ensemble du personnel de tous les échelons, les clients et les fournisseurs externes. + Capacité à anticiper les besoins du projet et à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision. + Efficacité et débrouillardise dans l’exécution de tâches multiples et prise d’initiatives dans la résolution de problèmes. + Capacité à travailler dans un environnement stimulant et sous pression. + Solides compétences en organisation, souci du détail et capacité à rédiger des documents techniques professionnels. + Bilingue (français et anglais) car le.la titulaire du poste peut être appelé.e à participer à des projets à l'extérieur du Québec à l'occasion et à travailler avec des clients à l'extérieur du Québec. Qualifications souhaitables + Expérience des systèmes GED, notamment Aconex, SharePoint Online, Unifier, Oracle, Prism Contruent, BIM 360/ACC et MS Power Platform, y compris PowerAutomate, PowerApps et PowerBI. + ·Solides compétences informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Access, Adobe et Outlook). + Expérience avec les logiciels de gestion du contrôle de la documentation technique (GED Aconex, Unifier, Share Point, JD Edwards, GED Documentum, SAP, PrismDocs, CRM, ERP, Oracle, People Soft, ProjectWise, GED McLaren, Microsoft Office, AS400, Macros, Global Shop, Solid Works, FSCM, HCM, E-Fin, Proliance, e-Builder, Prolog et Micros). Connaissance de POSSE et de LiveLink, de SPIN et des registres de demandes de service 311. + Expérience dans le domaine de l’ingénierie, de la construction ou de la propriété. + Formation d’auditeur(trice) interne. + Travailler sous supervision limitée. + À l’occasion, entreprendre plusieurs composantes d’un projet. + Fournir une orientation aux membres de l’équipe. + Planifier et gérer la mise en œuvre et l’intégration de nouvelles technologies. + Corriger les problèmes de complexité moyenne et recommander les mesures appropriées. + Travailler sur des projets de complexité faible à moyenne. + Soutenir la gestion des dossiers et les contrôles de projet, notamment la réception, l’inventaire, la vérification, le suivi, le stockage, la récupération et la distribution de Informations complémentaires + Le parrainage pour l'obtention d'un permis de travail Canadien n'est pas disponible pour ce poste. Le taux de rémunération proposé sera en fonction de la formation, des compétences, de l’expérience et du lieu de travail de l’intéressé. L’échelle salariale pour ce poste est $75000 à $95000. À propos d’AECOM AECOM est le chef de file mondial des infrastructures, déterminé à offrir un monde meilleur. En tant qu’entreprise de services professionnels de confiance dotée de vastes compétences techniques, nous résolvons les défis complexes de nos clients dans les domaines de l’eau, de l’environnement, de l’énergie, du transport et du bâtiment. Nos équipes collaborent avec des clients des secteurs public et privé pour créer des solutions novatrices, durables et résilientes tout au long du cycle de vie des projets, qu’il s’agisse de services-conseils, de planification, de conception, d’ingénierie, de gestion de programmes ou de construction. AECOM est une entreprise du Fortune 500 qui a généré des revenus de 16,1 milliards $ au cours de l’exercice 2025. Apprenez-en plus sur aecom.ca. La liberté de grandir dans un monde d’opportunités Vous aurez la flexibilité dont vous avez besoin pour faire votre meilleur travail avec des options de travail hybrides. Que vous travailliez à partir d’un bureau d’AECOM, d’un emplacement distant ou sur un site client, vous travaillerez dans un environnement dynamique où votre intégrité, votre esprit d’entreprise et votre état d’esprit pionnier sont défendus. Vous nous aiderez à favoriser un milieu de travail sûr et respectueux, où nous invitons tout le monde à se mettre au travail en utilisant leurs talents, leurs antécédents et leur expertise uniques pour créer des résultats transformationnels pour nos clients. AECOM offre un large éventail de programmes de rémunération, d’avantages sociaux et de bien-être pour répondre aux divers besoins de nos employés et de leurs familles. Nous sommes l’entreprise d’infrastructure mondiale de confiance, et nous sommes dans le même bateau - votre croissance et votre succès sont également les nôtres. Rejoignez-nous et vous obtiendrez tous les avantages de faire partie d’une société mondiale cotée en bourse - l’accès à une technologie et à une réflexion de pointe et à un travail de transformation avec un impact important et une flexibilité de travail. En tant qu’employeur de l’égalité des chances, nous croyons au potentiel de chaque personne et nous vous aiderons à atteindre le vôtre. Toutes vos informations resteront confidentielles conformément aux directives d’EEO. ReqID: J10150477 Business Line: Geography OH Business Group: DCS Strategic Business Unit: Canada Career Area: Administration Work Location Model: Hybrid Rémunération: CAD 75000 - CAD 95000 - tous les ans