Warehouse Manager

Company Description

About AbbVie

At Allergan Aesthetics, an AbbVie company, we develop, manufacture, and market a portfolio of leading aesthetics brands and products. Our aesthetics portfolio includes facial injectables, body contouring, plastics, skin care, and more. Our goal is to consistently provide our customers with innovation, education, exceptional service, and a commitment to excellence, all with a personal touch. For more information, visit https://global.allerganaesthetics.com/. Follow Allergan Aesthetics on LinkedIn.

Job Description

The Warehouse Manager is responsible for the overall management of Allergan Aesthetics Ukraine's licensed pharmaceutical warehouse, ensuring full compliance with Ukrainian pharmaceutical legislation, Good Distribution Practice (GDP), Good Storage Practice (GSP), the Allergan Aesthetics Quality Management System, and internal company policies.

This position plays a critical role in maintaining the integrity, quality, traceability, and availability of medicinal products and medical devices throughout the warehousing and distribution process. The Warehouse Manager leads warehouse operations, manages warehouse personnel, oversees quality-related warehouse processes, and ensures continuous inspection readiness.

Subject to formal appointment by the Company's Director, the position may also perform the responsibilities of the Responsible Person (Authorized Person) for the pharmaceutical warehouse in accordance with Ukrainian licensing requirements.

Key Responsibilities:

Warehouse Operations

• Lead the day-to-day operation of the licensed pharmaceutical warehouse.
• Ensure compliant receipt, storage, inventory management, picking, dispatch, returns, and transportation of medicinal products and medical devices.
• Maintain product integrity throughout the storage and distribution process.
• Ensure appropriate segregation of quarantined, released, rejected, returned, recalled, and expired products.
• Monitor inventory accuracy, product traceability, batch control, and expiry management.
• Support business continuity through efficient warehouse planning and resource management.

Quality & Compliance

• Ensure warehouse operations comply with:
  • Ukrainian pharmaceutical legislation;
  • Licensing requirements for wholesale distribution and import of medicinal products;
  • Good Distribution Practice (GDP);
  • Good Storage Practice (GSP);
  • Allergan Aesthetics Quality Management System requirements.
• Maintain warehouse documentation, records, SOPs and controlled documents.
• Participate in quality investigations, deviations, CAPA implementation and change management activities.
• Support product recalls, complaints and quality events within the warehouse scope.
• Ensure permanent inspection readiness for inspections by the State Service of Ukraine on Medicines and Drugs Control, internal audits and external quality audits.

Warehouse Infrastructure

• Ensure warehouse facilities, storage areas, equipment and monitoring systems remain qualified and fit for purpose.
• Monitor environmental conditions including temperature and other storage requirements.
• Ensure preventive maintenance and calibration activities are completed as required.
• Maintain safe and compliant warehouse infrastructure.

Leadership

• Lead, coach and develop warehouse personnel.
• Organize onboarding, training and continuous development of warehouse employees.
• Allocate responsibilities and monitor performance.
• Promote a strong culture of quality, compliance, safety and continuous improvement.

Cross-Functional Collaboration

• Collaborate closely with Quality Assurance, Regulatory Affairs, Commercial, Finance and Supply Chain teams.
• Coordinate warehouse activities with third-party logistics providers and other external partners.
• Support implementation of process improvements and operational excellence initiatives.

Health, Safety & Risk Management

• Ensure compliance with occupational health and safety requirements, fire safety regulations and environmental standards.
• Identify operational risks and implement mitigation measures.
• Escalate quality incidents, compliance risks and operational issues in a timely manner.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Про компанію

Allergan Aesthetics, компанія AbbVie, є світовим лідером у сфері медичної естетики. Ми розробляємо, виробляємо та пропонуємо інноваційні продукти й рішення, які допомагають людям почуватися впевненіше. Як частина AbbVie, ми поєднуємо наукові інновації, високі стандарти якості та відповідальне ставлення до пацієнтів і партнерів, працюючи відповідно до найкращих міжнародних практик.

Опис посади

Запрошуємо до команди Завідувача аптечного складу, який відповідатиме за ефективне управління діяльністю ліцензованого аптечного складу Allergan Aesthetics Україна та забезпечення його повної відповідності вимогам законодавства України, принципам Належної практики дистрибуції (GDP), Належної практики зберігання (GSP), вимогам системи управління якістю Allergan Aesthetics і внутрішнім політикам компанії.

Ця роль є ключовою для забезпечення якості, безпеки, простежуваності та цілісності лікарських засобів і медичних виробів на всіх етапах складських операцій. Завідувач аптечного складу організовує роботу складу, керує командою, контролює виконання вимог системи якості та забезпечує постійну готовність до державних інспекцій і внутрішніх та зовнішніх аудитів.

За окремим наказом директора компанії на працівника можуть бути покладені функції Уповноваженої (Відповідальної) особи аптечного складу відповідно до вимог законодавства України.

Основні обов'язки

Управління складською діяльністю

• Організація та керівництво щоденною діяльністю аптечного складу.
• Забезпечення належного приймання, зберігання, обліку, комплектації, відвантаження, повернення та транспортування лікарських засобів і медичних виробів.
• Забезпечення збереження якості та цілісності продукції протягом усього періоду її зберігання та дистрибуції.
• Контроль управління запасами, простежуваності серій, термінів придатності та статусу продукції.
• Організація безперервної та ефективної роботи аптечного складу.

Якість та регуляторна відповідність

• Забезпечення відповідності діяльності складу:
  • законодавству України у сфері обігу лікарських засобів;
  • Ліцензійним умовам провадження діяльності з імпорту та оптової торгівлі лікарськими засобами;
  • вимогам GDP та GSP;
  • вимогам системи управління якістю Allergan Aesthetics.
• Забезпечення належного ведення документації, стандартних операційних процедур (СОП) та записів.
• Участь у розслідуванні відхилень, реалізації коригувальних і запобіжних заходів (CAPA), управлінні змінами та ризиками.
• Координація процесів, пов'язаних із рекламаціями, поверненнями та відкликанням продукції в межах компетенції.
• Забезпечення постійної готовності аптечного складу до інспекцій Державної служби України з лікарських засобів та контролю за наркотиками, а також внутрішніх і зовнішніх аудитів.

Управління складською інфраструктурою

• Забезпечення належного стану складських приміщень, обладнання, систем моніторингу та інших об'єктів інфраструктури.
• Контроль умов зберігання продукції, включаючи температурний режим та інші критичні параметри.
• Організація технічного обслуговування, калібрування та підтримання обладнання у кваліфікованому стані.
• Забезпечення безпечних і належних умов експлуатації складської інфраструктури.

Управління командою

• Керівництво, розвиток і підтримка працівників аптечного складу.
• Організація адаптації, навчання та безперервного професійного розвитку персоналу.
• Розподіл функціональних обов'язків, постановка завдань і контроль їх виконання.
• Формування культури якості, відповідальності, безпеки та безперервного вдосконалення.

Кросфункціональна взаємодія

• Тісна співпраця з підрозділами Quality Assurance, Regulatory Affairs, Commercial, Finance та Supply Chain.
• Координація роботи з логістичними операторами, постачальниками послуг та іншими зовнішніми партнерами.
• Участь у проєктах з удосконалення процесів та підвищення операційної ефективності.

Охорона праці та управління ризиками

• Забезпечення дотримання вимог охорони праці, пожежної безпеки та екологічних стандартів.
• Виявлення, оцінка та мінімізація операційних ризиків.
• Своєчасне інформування керівництва про інциденти, відхилення та потенційні ризики для якості продукції або відповідності регуляторним вимогам.

Qualifications

• Master's degree in Pharmacy (or equivalent qualification meeting Ukrainian regulatory requirements).
• Completed pharmacy internship and specialization in Organization and Management of Pharmacy.
• Valid certification in Organization and Management of Pharmacy in accordance with Ukrainian legislation.
• Continuous professional development as required by applicable regulations.

Required Experience

• Minimum 2 years of professional experience in pharmaceutical wholesale, pharmaceutical warehouse operations or pharmacy.
• Experience managing pharmaceutical warehouse activities under GDP/GSP requirements.
• Previous people management experience is preferred.

Required Knowledge

Strong knowledge of:

• Ukrainian pharmaceutical legislation
• Licensing requirements for wholesale distribution and import of medicinal products
• Good Distribution Practice (GDP)
• Good Storage Practice (GSP)
• Pharmaceutical quality systems
• Warehouse operations and inventory management
• Batch traceability and stock control
• SOP management and documentation
• Internal and external audit processes
• CAPA, deviations, change control and risk management
• Occupational health & safety requirements

Skills

• Strong leadership and people management skills
• Excellent organizational and planning abilities
• High attention to detail and quality mindset
• Analytical and problem-solving skills
• Ability to manage multiple priorities in a highly regulated environment
• Strong communication and stakeholder management skills
• Proficiency in Microsoft Office and warehouse/inventory management systems

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Кваліфікаційні вимоги:

Освіта:

• Повна вища освіта (ступінь магістра) за спеціальністю «Фармація» або іншою спеціальністю, що відповідає вимогам законодавства України.
• Проходження інтернатури за спеціальністю «Фармація» та спеціалізація «Організація і управління фармацією».
• Чинний сертифікат або посвідчення за спеціальністю «Організація і управління фармацією».
• Безперервний професійний розвиток відповідно до вимог законодавства.

Досвід:

• Не менше 2 років професійного досвіду роботи в аптечних закладах, фармацевтичній дистрибуції або управлінні аптечним складом.
• Практичний досвід роботи відповідно до вимог GDP/GSP.
• Досвід управління командою буде перевагою.

Професійні знання:

• Законодавство України у сфері обігу лікарських засобів.
• Ліцензійні умови провадження діяльності з імпорту та оптової торгівлі лікарськими засобами.
• Принципи GDP та GSP.
• Системи управління якістю у фармацевтичній сфері.
• Управління складськими процесами та запасами.
• Простежуваність серій і контроль термінів придатності.
• Управління документацією та стандартними операційними процедурами.
• Проведення аудитів, CAPA, управління змінами та ризиками.
• Вимоги охорони праці та безпеки.

Професійні навички:

• Лідерські та управлінські компетенції.
• Високий рівень організованості та відповідальності.
• Аналітичне мислення та вміння приймати рішення.
• Уважність до деталей і високі стандарти якості.
• Навички ефективної взаємодії з різними зацікавленими сторонами.
• Впевнене володіння Microsoft Office та сучасними системами управління складом.

Additional Information

Additional Information

The successful candidate will play a key role in ensuring that Allergan Aesthetics Ukraine maintains the highest standards of pharmaceutical quality, regulatory compliance and operational excellence. This position requires sound judgment, integrity, accountability and the ability to lead warehouse operations in accordance with both local regulatory requirements and the Allergan Aesthetics Quality Management System.

Appointment as the pharmaceutical warehouse Responsible Person may be assigned separately, subject to regulatory qualifications and formal designation by the Company.

Allergan Aesthetics, an AbbVie company, is an equal opportunity employer and is committed to fostering an inclusive workplace where diversity is valued, innovation thrives, and every employee is empowered to contribute to our success.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Додаткова інформація:

Ця посада є ключовою для забезпечення відповідності діяльності Allergan Aesthetics Україна найвищим стандартам якості, регуляторних вимог та операційної ефективності. Ми шукаємо професіонала, який поєднує глибоку експертизу у сфері фармацевтичної логістики, сильні лідерські якості та прагнення до безперервного вдосконалення процесів.

Призначення на функції Уповноваженої (Відповідальної) особи аптечного складу здійснюється окремим рішенням компанії за умови відповідності кандидата вимогам чинного законодавства України.

Allergan Aesthetics, компанія AbbVie, є роботодавцем рівних можливостей. Ми створюємо інклюзивне робоче середовище, де цінуються різноманітність, професіоналізм, інноваційність та взаємна повага.

AbbVie is an equal opportunity employer and is committed to operating with integrity, driving innovation, transforming lives and serving our community.  Equal Opportunity Employer/Veterans/Disabled. 

US & Puerto Rico only - to learn more, visit https://www.abbvie.com/join-us/equal-employment-opportunity-employer.html

US & Puerto Rico applicants seeking a reasonable accommodation, click here to learn more:

https://www.abbvie.com/join-us/reasonable-accommodations.html